Huishoudelijk reglementStichting HungerNdThirst

Vastgesteld in de bestuursvergadering van 07-03-2016

Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • de stichting: de Stichting HungerNdThirst gevestigd te Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam onder nummer 65442407;
  • de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 25 februari 2016 bij notaris Lubbers & Dijk te Amsterdam;
  • het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 5 van de Statuten;
  • inzamelingsacties: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van gelden en/of diensteen en/of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de stichting kunnen worden verwezenlijkt, ook wel ‘inkomsten’ genoemd;
  • projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.

Beleid

Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan:

  • Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien.
  • Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de jaarvergadering is goedgekeurd.
  • Het beleidsplan bevat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting.

Het beleid ten aanzien van de voor de stichting werkzame vrijwilligers is separaat vastgelegd in het document “Vrijwilligersbeleid”. (moet nog opgesteld worden)

Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden

Het bestuur en de bestuursbesluiten

Het bestuur:

  • Het bestuur behartigt de belangen van de stichting in de ruimste zin des woords en is binnen de grenzen van deze statuten bevoegd alle daden van beheer en beschikking te verrichten, die het voor de verwezenlijking van het doel nodig of wenselijk acht;
  • Het bestuur is niet bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot het verkrijgen, vervreemden en bezwaren van registergoederen, en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt;
  • Erfstellingen mogen slechts worden aanvaard onder het voorrecht van boedelbeschrijving;
  • Het bestuur vertegenwoordigt de stichting. De bevoegdheid tot vertegenwoordiging komt mede aan twee gezamenlijk handelende leden van het bestuur toe, onder wie de voorzitter. Een en ander laat onverlet de bevoegdheid van het bestuur om bij bestuursbesluit volmacht te verlenen tot vertegenwoordiging van de stichting;

 De voorzitter

  • Heeft algemene leiding van de stichting;
  • Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
  • Overlegt met officiële instanties;
  • Geeft leiding aan het bestuur;
  • Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
  • Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
  • Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;
  • Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
  • Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering;
  • Coördineert en stuurt activiteiten;
  • Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

 De vice-voorzitter

  • Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid;
  • Vertegenwoordigt de stichting in taalgebieden waar de voorzitter de taal niet beheerst;
  • Voert de jaarlijks voorafgaand aan de jaarvergadering een kascontrole uit. De vice-voorzitter wordt hierin gesteund door een van de bestuursleden, niet zijnde de penningmeester. Elk jaar ondersteunt een ander bestuurslid de penningmeester, bij toerbeurt. Doet waar nodig voorstellen tot correctie of verbetering van de financiële administratie voor het volgende jaar. Adviseert de jaarvergadering de penningmeester al dan niet decharge te verlenen.
  • Voert een tussentijdse kascontrole uit op het moment dat de penningmeester te kennen geeft te willen aftreden. Adviseert ook hier tot het al dan niet verlenen van decharge.
  • Is klokkenluider: houdt intern toezicht het bestuur en de bestuursleden (inclusief voorzitter) en controleert het naleven van statuten, het huishoudelijk reglement, afspraken op bestuursvergaderingen. Vervult deze rol tot het moment dat er een Raad van Toezicht deze rol kan overnemen;

De penningmeester

  • Voert de financiële administratie;
  • Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, in het bijzonder in geval van opvolging;
  • Stelt financiële overzichten op;
  • Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
  • Zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag niet onnodig afwijkt van Richtlijn 650.
  • Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
  • Beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging;
  • Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
  • Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
  • Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;
  • Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.

De secretaris

  • Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
    1. De datum en plaats van de vergadering;
    2. De aanwezige en afwezige bestuursleden;
    3. De verleende volmachten;
    4. De genomen besluiten.
  • Maakt een samenvatting van de vergaderverslagen voor de website;
  • Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
  • Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
  • Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
  • Archiveert alle relevante documenten;
  • Zorgt er, in goede samenwerking met de webmaster, voor dat het actuele gedeelte van het archief via de website voor alle bestuursleden te downloaden is.

De webmaster

  • Beheert de website;
  • Ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is;
  • Beheert de structuur van de website;
  • Zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is;
  • Voert de eindredactie van teksten op de website;
  • Beoordeelt content die voor plaatsing op de website wordt aangeboden en overlegt met de voorzitter indien teksten worden aangeboden of geplaatst die niet door de beugel kunnen;
  • Ziet erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie voldoet aan de huisstijl;
  • Onderhoudt contacten met hen die teksten of andere content voor de website aanleveren;
  • De webmaster voert de eindredactie over de halfjaarlijkse nieuwsbrief en ziet toe op een regelmatige, tijdige verschijning.
  • Beantwoordt de e-mail binnenkomende e-mail. Met de secretaris worden goede afspraken gemaakt over de soorten e-mail die de webmaster zelf mag afhandelen: verzoeken om schriftelijke toezending van jaarverslagen, en andere openbare informatie. Van andere e-mails stuurt de webmaster een ontvangstbevestiging, de verdere beantwoording/afhandeling wordt overgedragen aan de secretaris.

Besluiten

Het bestuur:

  • Het ter vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter omtrent de uitslag van een stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit voor zover gestemd werd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel.
  • Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van het in het eerste lid bedoeld oordeel de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, wanneer de meerderheid der vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, één aanwezige bestuurder dit verlangt.
  • Voor zover de statuten of de wet niet anders bepalen, worden alle besluiten van de bestuursvergadering genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen, waarbij iedere bestuurder één stem heeft.
  • Blanco en ongeldige stemmen worden beschouwd niet te zijn uitgebracht.
  • Indien bij een verkiezing van personen niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, heeft een tweede stemming tussen de kandidaten plaats. Heeft alsdan wederom niemand de volstrekte meerderheid verkregen, dan vinden herstemmingen plaats totdat hetzij één persoon de volstrekte meerderheid heeft verkregen, hetzij tussen twee personen is gestemd en de stemmen staken. Bij gemelde herstemmingen (waaronder niet is begrepen de tweede stemming) wordt telkens gestemd tussen de personen op wie bij de voorafgaande stemming is gestemd, evenwel uitgezonderd de persoon, op wie bij de voorafgaande stemming het geringste aantal stemmen is uitgebracht. Is bij die voorafgaande stemming het geringste aantal stemmen op meer dan één persoon uitgebracht, dan wordt door loting uitgemaakt, op wie bij die voorafgaande stemming het geringste aantal stemmen is uitgebracht. In geval bij een herstemming tussen twee personen de stemmen staken, beslist het lot wie van beiden is gekozen.
  • Indien de stemmen staken over een voorstel, niet rakende verkiezing van personen, dan is het verworpen.
  • Alle stemmingen geschieden mondeling, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of één der stemgerechtigden zulks voor de stemming verlangt. Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende, gesloten briefjes. Besluitvorming bij acclamatie is mogelijk, tenzij een stemgerechtigde hoofdelijke stemming verlangt.
  • Een bestuurder kan zich door een medebestuurder, bij schriftelijke volmacht of bij fax of langs elektronische weg ontvangen volmacht doen vertegenwoordigen.
  • Besluitvorming kan op andere wijze dan in een vergadering geschieden, mits alle bestuurders met deze wijze van besluitvorming hebben ingestemd. De instemming met deze wijze van besluitvorming kan langs elektronische weg plaatsvinden.
  • In geval van besluitvorming buiten vergadering, worden de stemmen schriftelijk, waaronder begrepen langs elektronische weg, uitgebracht. Aan het vereiste van schriftelijk stemmen wordt tevens voldaan indien het besluit onder vermelding van de wijze waarop iedere bestuurde heeft gestemd schriftelijk of elektronisch is vastgelegd.

 Vergaderingen

Geldigheid

  • De bestuursvergaderingen worden geleid door de voorzitter. Ontbreekt deze, dan voorziet de vergadering zelf in het voorzitterschap.
  • Jaarlijks, uiterlijk zes maanden na afloop van het boekjaar, word teen bestuursvergadering – jaarvergadering – gehouden. In de vergadering komen aan de order:
  1. Het jaarverslag en de jaarstukken als bedoeld in artikel 11 van de statuten;
  2. Voorziening in eventuele vacatures;
  3. Voorstellen aangekondigd in de oproeping
  4. Alle bestuursbesluiten worden schriftelijk vastgelegd en getekend door de voorzitter of de secretaris en bewaard in de administratie van de stichting.

Agenda

  • Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen;
  • De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door en publiceert deze op het interne gedeelte van de website.
  • Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
  • Vergaderingen worden de vergadering afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.

Notulen

  • Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.
  • Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.
  • Vastgestelde notulen worden (al dan niet samengevat) op de website gepubliceerd.

Inbreng tijdens de vergadering

  • Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht;
  • Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering;
  • Iedere bestuurder kan één of meer plaatsvervangers voordragen. Een plaatsvervanger heeft geen stemrecht. Een plaatsvervanger kan alleen aanwezig zijn als de bestuurder afwezig is;
  • Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing;
  • Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.

Communicatie

Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:

  • Donateurs;
  • Gesubsidieerde goede doelen;
  • Goede doelen die voor toekomstige subsidiëring in aanmerking komen;
  • De media.

Gelet op het internationale karakter van de stichting zal de communicatie in het Nederlandse en Engelse taalgebied onder verantwoordelijkheid van de voorzitter vallen en de verantwoordelijkheid voor de PR-activiteiten onder verantwoordelijkheid van de webmaster.

Donaties, declaraties en betalingen

  • Grotere donaties, meerjarige schenkingen, en schenkingen bij testament kunnen worden geaccepteerd door de notaris van de stichting. Deze is hiertoe bij akte gemachtigd;
  • Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel;
  • Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting;
  • Donateurs die contant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden ontvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De donatie worden bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wordt uiterlijk binnen drie werkdagen op de bankrekening van de stichting gestort;
  • Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich, sterker nog: het dient tot het minimum beperkt te blijven, slechts wat nodig is voor continuïteit. Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders;
  • In gevallen waarin de stichting moet tekenen voor ontvangst van goederen en/of voor het goed gebruik en/of goede verwijdering ervan (dan wel enig andere voorwaarde schriftelijk moet accepteren), sluit de stichting een gelijkluidende overeenkomst met het goede doel dat de goederen ontvangt. In gevallen waarin de stichting niet hoeft te tekenen, verdient het de voorkeur toch een contract met de ontvangende partij te tekenen;
  • Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren;
  • Voor declaraties wordt het standaardformulier “Declaratie” gehanteerd, te downloaden vanaf de bestuurssectie van de website;
  • Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren.
  • Stichting HungerNdThirst hanteert een betalingstermijn van 30 dagen.

Einde bestuursfunctie

  • Een bestuurder kan te allen tijde door een eenstemming besluit van alle andere bestuurder worden ontslagen of geschorst. Een schorsing, die niet binnen drie maanden gevolgd wordt door een ontslag, eindigt door verloop van die termijn.
  • Een bestuurder treedt uiterlijk drie (3) jaar na zijn benoeming af, volgens een door het bestuur op te maken rooster van aftreding.
  • Een aftredende bestuurder is te allen tijde herbenoembaar. Wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt op het rooster de plaats van zijn voorganger in.
  • De functie van een in enige kwaliteit benoemd bestuurder eindigt bij verlies van die kwaliteit.
  • De functie van bestuurder eindigt voorts door overlijden, door bedanken en door ontslag door de rechtbank overeenkomstig het bepaalde bij artikel 298 van Boek 2 het Burgerlijk Wetboek. Een door de rechtbank ontslagen bestuurder kan niet opnieuw tot bestuurder worden benoemd.

Maatschappelijke verantwoordelijkheid

De stichting streeft niet alleen algemeen nut beogende doelen na, maar spant zich ook in om de maatschappelijke voetafdruk tot het minimum te beperken.

Reglementen

  • Het bestuur is bevoegd een of meer reglementen vast te stellen.
  • Een reglement mag niet in strijd zijn met de wet, ook waar die geen dwingend recht bevat, noch met de statuten.

Slotbepalingen

  • In alle gevallen, welke binnen de grenzen van deze statuten vallen, doch daarin niet zijn geregeld, wordt door een bestuursbesluit voorzien.

Slotverklaring

  • Het eerste boekjaar eindigt éénendertig december tweeduizend zestien.
  • Voor de eerste maal wordt het aantal bestuurders vastgesteld op vier (4) en worden benoemd tot bestuurders:
  • de heer Robert Simeon Greene, voornoemd , als voorzitter van de stichting;
  • mevrouw Linda de Borst, als voorzitter van de stichting;
  • mevrouw Sabine Ernestine Wilhelmina Cornelia Maria Kneepkens, als secretaries van de stichting, en
  • de heer René Adrianus Gerardus Teunissen, als penningmeester van de stichting.